Mark As Final | membuat dokumen menjadi read only di Ms Word

Membuat suatu dokumen memerlukan proses yang tidak sedikit, tapi butuh proses yang panjang dan lama yang memerlukan konsentrasi, pikiran, tenaga dan waktu. Ketika dokument masih dalam proses pengerjaan biasanya akan selalu dikonsultasikan untuk proses revisi agar menjadi lebih sempurna. Pada saat dokumen belum dalam tahap sempurna, maka dokumen tersebut bisa dikatakan sebagai Draft. Draft ini masih bisa diedit, diperbaiki lagi dikemudian hari.

Setelah dokument bersifat final atau telah selesai secara sempurna maka dokumen tersebut sudah selesai dibuat dan sudah tidak direvisi, atau diedit lagi, karena dokumen tersebut telah sempurna. Agar dokumen tersebut tidak dapat dirubah lagi, baik ditambah maupun dikurangi maka sebaiknya dokumen tersebut ditandai telah final atau telah selesai. Artinya dokumen tersebut hanya bisa dibaca saja atau sebagai read only. Cara untuk menandai dokumen tersebut telah final atau selesai dapat menggunakan fasilitas Mark as final.

Cara menggunakan fitur mark as final di Ms Word 2010 dapat dilakukan sebagai berikut :

1. Buka file atau dokumen word anda.
2. Klik tab File kemudian pilih Info
3. Pada panel sebelah kanan pilih Protect Document kemudian pilih Mark as final
   
   
4. Jika muncul peringatan “this document will be marked as final and then saved”, klik OK
   
   
5. Maka dokumen anda telah ditandai sebagai final document dan hanya akan sebagai read only.
6. Untuk mengembalikan dari mark as final, silahkan diulangi langkah-langkah no 1 sd 4

Read More

Cara agar file ms word tidak dapat diubah atau menjadi read only

Melindungi data maupun file memang dapat dilakukan dengan bermacam-macam cara. Mulai dari membuat hidden data sampai dengan memberi password pada folder maupun memberi password pada file tersebut. Melindungi data dimaksudkan agar data tidak dicuri dan disalahgunakan oleh orang yang tidak bertanggung jawab. Salah satu perlindungan data yang sederhana adalah mencegah orang lain merubah isi dari data tersebut. Dengan demikian data tidak dapat di tambah, dihapus, maupun dirubah formatnya. Dengan kata lain, data tersebut merupakan data read only.

Pada Ms Word 2007 maupun 2010, anda dapat melakukan hal tersebut yakni membuat data menjadi read only. Nah jika anda ingin data atau filenya tetap bisa dibuka dan dilihat, namun tidak dapat dirubah oleh orang lain silahkan buat data anda menjadi read only. Ikutilah langkah-langkahnya seperti dibawah ini :

1. Buka file ms word anda, atau silahkan buat data baru menggunakan ms word 2007 / 2010
2. Klik Tab Review kemudian klik Protect Document. Pilih Restrict formatting and Editing.
   
   


3. Pada panel yang muncul aktifkan Allow only this type of editing in the document : dan pilih No Changes (Read Only)
   
   


4. Pada pilihan exceptions, biarkan saja tetap tidak ada yang dipilih
5. Klik Yes, Start Enforcing Protection
   
   


6. Masukkan password anda sebanyak dua kali kemudian klik OK
   
   


7. Mulai dari sekarang file anda tidak dapat dirubah,dihapus dan ditambah oleh orang lain.

Kelemahan cara diatas adalah file atau data masih bisa dicopy paste ke dokumen yang baru. Namun setidaknya data atau file asli anda tidak dapat dirubah dan diganti, jadi data akan terjaga keasliannya.

Semoga bermanfaat dan sukses selalu buat anda ..

Read More

Membuat file document menjadi read only

Mengamankan data atau file memang banyak caranya. Ada yang dilakukan dengan memberi password, cara yang lain adalah dengan membuat file atau document tersebut menjadi file read only. Jika suaatu file berattribut read only, maka file tersebut tidak akan bisa dirubah isinya. Suatu missal file document dari MS Word dengan attribute read only. Memang file tersebut akan tetap bisa kita buka, dan diubah tulisan bentuk huruf dan lain sebaginya. Namun pada saat menyimpan file tersebut, akan selalu mengarah pada save as bukan save. Sehingga akan mengarahkan user untuk menyimpan file baru. Dengan demikian file document yang asli masih akan tetap seperti sedia kala tidak ada perubahan.

Untuk membuat atau mengatur sebuah file document agar berattribut Read Only, berikut ini langkah mudahnya.

1. Klik kanan pada file yang dimaksud kemudian pilih Properties
   
   


2. Pada bagian attributes, beri tanda centang pada Read-only
   
   


3. Klik OK

Memang pengaturan read only ini mudah sekali dirubah oleh user lain yang sudah tahu caranya, karena hanya dengan cara menghilangkan tanda centang pada attribute read-only, maka document akan kembali seperti sedia kala dan dapat diedit dan disimpan. Namun bagi user yang masih awam, hal ini juga akan membingungkan mereka. Berbeda mengamankan file document dengan menggunakan password, tidak akan bisa orang lain membuka dokumen tersebut selama tidak mengetahui passwordnya. Namun tidak ada salahnya kalau mencoba mengamankan file document dengan menggunakan attribute read only.

Read More